Hướng dẫn bạn các cách đánh số trang trong Excel đơn giản dễ làm

Đánh số trang tính sẽ giúp bạn sắp xếp các bảng tính sau khi in, tăng tính chuyên nghiệp cho tài liệu của bạn. Trong bài viết sau đây của Phúc Anh sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số trang trong Excel nhanh chóng, dễ dàng

Vì sao cần đánh số trang trong trang tính Excel

Việc đánh số trang trên trang tính Excel mang lại các lợi ích cho bạn khi những dữ liệu này được in ra giấy, cụ thể:

- Dễ dàng theo dõi và tìm kiếm tài liệu: Khi trang tính của bạn được đánh số thứ tự thì tại liệu sẽ hạn chế được sự thất lạc hay lộn xộn sau khi in, người dùng cũng có thể tìm kiếm dễ dàng các thông tin mình muốn

- Tạo sự chuyên nghiệp, đẹp mắt cho tài liệu: Hiển thị số trang tài liệu sẽ giúp tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn, đặc biệt là khi cần trình bày tài liệu cho người khác

- Đáp ứng yêu cầu định dạng: Nếu bạn làm khóa luận hay báo cáo thì bắt buộc hiển thị số trang. Việc đánh số trang trong Excel giúp đảm bảo tài liệu của bạn tuân thủ các tiêu chuẩn cần thiết

Hướng dẫn cách đánh số trang trong Excel nhanh chóng

Sau đây là các cách để bạn đánh số trang trong Excel nhanh chóng. Cụ thể:

Đánh số trang trong Excel bằng Page Setup bắt đầu từ 1

Bước 1: Vào file Excel mà bạn muốn đánh dấu > Nhấn vào tab Page Layout > Page setup > Chọn mũi tên ở góc để mở rộng hộp thoại

Bước 2: Hộp thoại Page setup mở ra > bạn chọn vào Header/Footer > Chọn vào Custom Footer để số trang nằm ở chân trang hoặc đầu trang khi chọn vào Custom Header

Bước 3: Ví dụ bạn chọn Custom Header để đánh số trang ở đầu thì bạn nhấn vào biểu tượng # (Insert page Number) trên màn hình và chọn một trong ba vị trí sau: Left section (Đánh số trang bên trái); Center section (Đánh số trang ở giữa); Right section (Đánh số trang bên phải). Sau đó nhấn OK.

Bước 4: Quay về hộp thoại Page Setup > OK. Vậy là trang Excel của bạn đã được đánh số trang.

Đánh số trang không bắt đầu từ 1

Với những trường hợp bạn muốn đánh số trang Excel từ một con số bất kỳ, bạn sử dụng cách sau đây:

Bước 1: Mở file Excel cần được đánh số > Chọn Page layout > Page setup và chọn mũi tên mở rộng

Bước 2: Tại mục Page > Nhập số trang muốn chèn tại First Page Number

Bước 3: Chuyển sang mục Header/Footer > Chọn Custom Footer hoặc Custom Header

Bước 4: Chọn vị trí trang muốn đặt (Trái, giữa, phải) sau đó nhấn OK. Trở lại hộp thoại Page Setup và tiếp tục nhấn OK.

Đánh số trang Excel nhờ Header/Footer

Bên cạnh việc sử dụng Page Setup để đánh số trang, bạn cũng có thể sử dụng Header/Footer để đánh số trang.

Bước 1: Chọn Insert > Chọn Header & Footer ở mục Text

Bước 2: Ở bước này, bạn chỉ cần chọn vị trí muốn đặt số trang (trái, phải, giữa) bằng cách click chuột vào ô tương ứng là được

Hướng dẫn đánh số trang qua chế độ View

Bạn có thể sử dụng chế độ View để đánh số trang trong bảng tính Excel:

Bước 1: Vào tab View > Chọn mục Page Layout

Bước 2: Click chuột vào Add Header (Nếu bạn muốn đánh số ở đầu trang) hoặc Add Footer (Nếu bạn muốn đánh số ở cuối trang) 

Bước 3: Nhấn sang tab Design > Bạn chọn Page Number để thêm số trang > Ấn chuột vào vị trí bạn muốn đánh số trang ở các ô tương ứng (Giữa, trái, phải)

Hướng dẫn cách đánh số 1/2 trên Excel

Có một trường hợp đặc biệt là bạn muốn đánh số trang theo dạng 1/x, 2/x, 3/x,... và kết thúc bằng x/x (Trong đó x là tổng số trang của tài liệu bạn). Để làm được điều này thì bạn thực hiện như sau

Bước 1: Chọn vào thẻ Page Layout > Page setup và chọn mũi tên mở rộng

Bước 2: Chọn tiếp vào mục Header/Footer > Tiếp tục chọn Custom Header hoặc Custom Footer

Bước 3: Nhấn vào vị trí bạn muốn đánh số trang > Nhấn vào biểu tượng Insert Number of Pages (biểu tượng thứ 3) chèn "/" vào vị trí đó > Chọn OK vậy là bạn đã thành công chèn số trang với định dạng 1/2

Cách bỏ số trang trong Excel

Nếu bạn cần bỏ đánh số trang trên Excel thì dưới đây là hướng dẫn cho bạn

Bước 1: Chọn Page Layout -> Chọn mũi tên để mở rộng cửa sổ Page Setup

Bước 2: Vào Header/Footer trên hộp thoại > Ở mục Header hay mục Footer đang có số tran bạn chọn None > Nhấp OK. Chỉ với hai bước này, bạn đã loại bỏ được số trang khỏi bảng tính của mình.

Trên đây mình đã hướng dẫn các bạn chi tiết cách đánh số trang trong Excel. Hi vọng bài viết này có thể giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc. Hãy tiếp tục theo dõi Phúc Anh để cập nhật những mẹo vặt văn phòng hữu ích