Hướng dẫn cách định dạng ngày tháng trong Excel rất đơn giản

Định dạng ngày tháng trong Excel là điều cần làm để báo cáo của bạn được đẹp mắt, chuyên nghiệp. Trong bài viết sau đây của Phúc Anh sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách định dạng ngày tháng trong Excel

Tại sao bạn cần định dạng ngày tháng trong Excel?

Những lý do tại sao bạn cần định dạng ngày tháng trong Excel:

- Dễ dàng xử lý và phân tích dữ liệu: Khi bạn chuẩn hoá định dạng thì Excel có thể nhận diện và xử lý dữ liệu một cách chính xác. Điều này giúp bạn thực hiện các phép tính, lọc dữ liệu, và tạo biểu đồ một cách hiệu quả

- Tiết kiệm thời gian: Định dạng ngày tháng ngay từ đầu giúp bạn nhập dữ liệu nhanh hơn và tránh sai sót. 

- Mang lại tính nhất quán: Đảm bảo sự nhất quán trong bảo tính làm cho dữ liệu dễ đọc và chuyên nghiệp hơn

- Tùy chỉnh theo nhu cầu: Tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu cụ thể của người làm báo cáo hoặc người đọc. Bạn có thể định dạng ngày tháng theo quốc gia hoặc khu vực bạn đang làm việc.

Hướng dẫn cách định dạng ngày tháng trong Excel

Dưới đây là chi tiết những cách định dạng ngày tháng năm thường được dùng trong Excel:

Định dạng ngày tháng với Custom Format

Bước 1: Tô đen vùng dữ liệu bạn cần định dạng > Chuột phải chọn Format Cells

Bước 2: Chọn tính năng Custom > Lựa chọn kiểu định dạng thời gian phù hợp > Nhấn OK để lưu định dạng

Bước 3: Kết quả định dạng sẽ được hiển thị ngay

Dùng Control Panel trên máy tính để điều chỉnh ngày tháng trong Excel

Bước 1: Vào Control Panel của máy tính

Bước 2: Chọn mục Clock và Region

Bước 3: Chọn vào Region để có thể điều chỉnh lại ngày giờ

Bước 4: Trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Format, tại đây bạn có thể điều chỉnh định dạng ngày giờ theo ý muốn

Cách định dạng ngày tháng trong Excel với tính năng Short Date

Đây là một kiểu định dạng ngày phổ biến được dùng trong Excel. Với kiểu định dạng này sẽ hiển thị rõ ràng ngày tháng trong tài liệu

Bước 1: Bôi đen vùng cần định dạng > Chuột phải chọn Format Cells

Bước 2: Click vào mục Date, lựa chọn kiểu định dạng bạn muốn ở Type > Ở mục Locale, lựa chọn quốc gia tương ứng. Dữ liệu hiển thị trên bảng tính sẽ hiện ra ở mục Sample -> Cuối cùng nhấn OK để lưu

Sử dụng các hàm để định dạng ngày tháng trong Excel

Bên cạnh việc sử dụng các chức năng có sẵn trên thì bạn có thể sử dụng hàm để chèn và định dạng ngày tháng trong Excel

Hàm TODAY: Đây là hàm giúp bạn cập nhật ngay ngày tháng của hôm nay vào bảng tính

• Công thức: =TODAY()

- Hàm NOW: Tương tự hàm TODAY nhưng được bổ sung thêm giờ phút ở phía sau

• Công thức: =NOW()

Sử dụng phím tắt để điều chỉnh ngày tháng trong Excel

Một số các phím tắt hữu ích để bạn chèn ngày tháng vào bảng tính là:

Ctrl + ";": Hiển thị ngày tháng năm

Ctrl + Shift + ";": Hiển thị giờ giấc

Ctrl + ";" + Space + Ctrl + Shift + ";": Thể hiện cả ngày tháng và giờ giấc

Một số thủ thuật bạn cần biết khi định dạng ngày tháng trong Excel

Cách chuyển tháng/ngày sang ngày/tháng trong Excel

Bước 1: Quét chọn dữ liệu cần chuyển > nhấn vào tab Data > chọn mục Text to Columns.

Bước 2: Nhấn chọn Next trên cửa sổ đầu tiên.

Bước 3: Bỏ hết các dấu tích tại cửa sổ thứ 2 > nhấn chọn Next.

Bước 4: Tại mục Date, nhấn chọn MDY > chọn nơi bạn muốn đưa dữ liệu ra > nhấn Finish.

Sửa lỗi định dạng ngày tháng trong Excel

Người dùng thường gặp phải tình trạng những thông tin ngày tháng năm không theo định dạng chuẩn và bạn muốn thay đổi chúng để cho đồng bộ.

Ví dụ: Tài liệu có định dạng ngày tháng theo kiểu Mỹ (tháng/ngày/năm) và bạn muốn biến nó  thành kiểu Châu Âu (ngày/tháng/năm) thì có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô có ngày tháng năm muốn thay đổi định dạng.

Bước 2: Chuột phải để mở hộp thoại Format Cells.

Bước 3: Chọn vị trí tại phần Locale (location) trong hộp thoại và nhấn vào OK để lưu thay đổi. Người dùng cũng có thể xem trước định dạng ngày tháng trong Excel tại phần Sample trước khi nhấn OK để xác nhận thay đổi.

Cách tắt định dạng ngày tháng trong Excel

Bước 1: Bôi đen những ô hoặc vùng muốn bỏ định dạng ngày tháng

Bước 2: Tại mục Home nhấn vào mũi tên trỏ xuống tại mục Number Format > chọn kiểu định dạng là Text.

Bước 3: Xóa dữ liệu hoặc chèn dữ liệu khác để kiểm tra kết quả.

Trên đây mình đã hướng dẫn các bạn cách định dạng ngày tháng trong Excel dễ sử dụng nhất. Hi vọng với những kiến thức trên, bạn có thể sử dụng để tối ưu cho hiệu suất làm việc. Hãy tiếp tục theo dõi Phúc Anh để cập nhật những mẹo vặt văn phòng hữu ích