Hướng dẫn kiểm tra tài liệu đã in trong Windows 10 và Windows 11

Kiểm tra lại lịch sử các tài liệu đã in sẽ giúp bạn quản lý công việc hoặc theo dõi lượng mực in đã tiêu hao. Bài viết sau Phúc Anh sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra tài liệu đã in trong Windows 10 và Windows 11 vô cùng đơn giản.

Bật tính năng ghi lịch sử máy in cho tài liệu đã in gần đây trên Windows 10

Theo mặc định, lịch sử tài liệu đã in của bạn sẽ bị xóa sau khi mỗi tài liệu đã in xong. Bạn có thể thay đổi cài đặt này để cho phép bạn xem danh sách các tài liệu đã in gần đây từ hàng đợi in của máy in. Bạn sẽ cần thay đổi cài đặt này cho mỗi máy in bạn đã cài đặt.

Truy cập hàng đợi in của bạn để bật ghi lịch sử

Để truy cập hàng đợi in của bạn, hãy nhấp chuột phải vào nút menu Start của Windows và chọn tùy chọn "Settings". Từ đây, nhấp vào Devices => Printers & Scanners.

Tìm tên máy in của bạn trong danh sách "Printers & Scanners", nhấp vào máy in, sau đó nhấp vào "Open Queue" để mở hàng đợi in.

Hàng đợi máy in của bạn với các mục in hiện tại và đã in sẽ được liệt kê. Các tài liệu bạn đã in trước đó sẽ không được hiển thị, đó là lý do tại sao bạn cần bật ghi nhật ký.

Trong cửa sổ hàng đợi in cho máy in của bạn, hãy nhấp vào Printer => Properties. Hoặc, hãy chọn máy in của bạn và nhấp vào "Manage" trong menu cài đặt "Printers & Scanners".

Trong phần thuộc tính máy in, hãy nhấp vào tab "Advanced" rồi chọn ô "Keep Printed Documents".

Nhấp vào "OK" để lưu cài đặt của bạn.

Sau khi bật lịch sử tài liệu, tài liệu của bạn sẽ không còn biến mất khỏi hàng đợi in sau khi quá trình in hoàn tất.

Bật tính năng ghi lịch sử máy in cho tài liệu đã in gần đây trên Windows 11

Windows 11 không bật lịch sử in theo mặc định, giống như Windows 10. Để bật lịch sử in ngắn hạn, hãy nhấn Windows + I hoặc mở ứng dụng Settings, sau đó điều hướng đến Bluetooth & Devices => Printers & Scanners, sau đó chọn máy in của bạn.

Cuộn xuống rồi nhấp vào "Printer Properties".

Chọn tab "Advanced", tích vào ô bên cạnh "Keep Printed Documents", sau đó nhấp vào "Apply". Sau đó, bạn có thể đóng tất cả các cửa sổ.

Bất cứ khi nào bạn muốn xem lại lịch sử in của mình, tất cả những gì bạn cần làm là mở Settings => Bluetooth & Devices => Printers & Scanners, chọn Printer, sau đó nhấp vào "Open Print Queue".

Bật Lịch sử in dài hạn trong Event Viewer

Hàng đợi in sẽ cung cấp tổng quan ngắn hạn về các tài liệu đã in trước đó của bạn. Nếu bạn muốn xem danh sách dài hơn, bạn sẽ cần sử dụng Windows Event Viewer.

Để bắt đầu, hãy nhấp chuột phải vào nút menu Start của Windows và nhấp vào tùy chọn "Event Viewer".

Event Viewer sẽ cho phép bạn xem danh sách các tệp đã in trước đó, nhưng trước tiên bạn cần thiết lập Windows để bắt đầu ghi lại lịch sử máy in dài hạn của mình. 

Trong Windows Event Viewer, hãy nhấp vào Applications and Services Logs => Microsoft => Windows trong menu "Event Viewer (Local)" ở bên trái.

Thao tác này sẽ hiển thị một số lượng lớn các dịch vụ Windows. Cuộn xuống để tìm danh mục "PrintService".

Từ đây, nhấp chuột phải vào nhật ký "Operational" rồi nhấp vào nút "Properties".

Nhấp để bật ô "Enable Logging" và sau đó đặt kích thước file tối đa cho nhật ký. Kích thước càng lớn, Windows sẽ ghi lại lịch sử tài liệu đã in của bạn càng lâu.

Nhấp vào nút "Apply" để lưu cài đặt.

Windows hiện sẽ tự động lưu lịch sử máy in của tất cả các máy in đã cài đặt vào một tệp nhật ký mà bạn có thể truy cập trong Event Viewer.

Xem lại Lịch sử in trong Event Viewer

Sau khi lịch sử máy in của bạn được bật, bạn có thể truy cập bất kỳ lúc nào từ Event Viewer. Để thực hiện, hãy tìm và mở danh mục "PrintService" rồi nhấp vào nhật ký "Operational".

Lịch sử tất cả các sự kiện máy in Windows sẽ được liệt kê, từ lần in đầu tiên cho đến các bản in đã hoàn thành hoặc không thành công.

Trong phần "Task Category", các mục được liệt kê là "Printing a Document" là các tài liệu đã được in thành công. Các bản in không thành công cũng sẽ xuất hiện trong danh mục này.

Để sắp xếp dễ dàng hơn, bạn có thể nhóm nhật ký in theo danh mục, giúp dễ dàng tách các sự kiện "Printing a Document" thành phần riêng. Để thực hiện, nhấp chuột phải vào tiêu đề "Task Category" rồi nhấp vào nút "Group Events by This Column".

Các mục của bạn bây giờ sẽ được phân loại theo danh mục.

Bạn có thể điều chỉnh các danh mục khác, để danh mục "Printing a Document" chỉ hiển thị danh sách các tài liệu bạn đã in trước đó.

Trên đây Phúc Anh đã hướng dẫn chi tiết cho bạn cách kiểm tra lịch sử tài liệu đã in trên Windows. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn nhé!